Если вы только начинаете карьеру главного бухгалтера и еще не до конца разобрались с уровнем ответственности на таком посту, а также с особенностями бухгалтерского учета на предприятии вашего уровня, то вам будет полезен обзор того, какие документы нельзя подписывать главбуху.
Во-первых, не стоит ставить свою подпись на документах, за которые ответственны другие бухгалтеры в вашей компании или организации. Главбуху не надо подписывать документы вместо своих подчиненных. На первичных учетных документах должны расписываться те сотрудники, которые непосредственно совершают сделку или операцию, то есть те, кто ответственен за ее оформление в соответствии со ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011. При том, что законодательно не установлена ответственность за оформление первичных документов для каждой должности в бухгалтерии, но вы можете способствовать тому, чтобы это было сделано на уровне вашего предприятия.
Гипотетически, налоговая проверка или служба финансового контроля (если речь идёт о государственных организациях), обнаружившая, что главбух расписывается на первичке за за своих бухгалтеров, может сделать вывод, что ваше предприятие не соблюдает порядок учета доходов и расходов, при этом ответственность за подобные нарушения составляет штраф в размере 10 000 рублей.
Во-вторых, стоит избегать практики подписывания первичных документов за своих уволившихся предшественников главных бухгалтеров. Фактически такой подход бесполезен, если вы ставите свою подпись на старой первичке, со времен, когда вы еще не были главным бухгалтером, ведь если на документе подпись главбуха является обязательным реквизитом, то помня о том, что в тот период вы не занимали данную должность — делает вашу современную на нем подпись бессмысленной.
Вы должны знать, что первичные документы, которые были подписаны не уполномоченным на это лицом, в соответствии со ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 принимать к бухучету нельзя! При этом последствия подобного нарушения требований закона могут быть разными, например, соцстрах может отказать в возврате средств за больничный лист, подписанный главным бухгалтером за своего предшественника.
В-третьих, обратите внимание на работу с документами за время отсутствия главбуха по причине отпуска либо больничного. Если на определенную дату вы официально по документам находились в отпуске или на больничном, но фактически подписали определенные документы, то принимать их к налоговому и бухгалтерскому учету вы имеете полное право (см. определение Верховного Суда Якутии от 14.01.2015 № 33-4778/2014). Да, вы не обязаны находиться на рабочем месте ни во время отпуска, ни во время больничного, но и запретить этого вам закон не может.
Но, с другой стороны, привлекать сотрудника к работе во время нахождения на больничном или в отпуске противоречит Трудовому Кодексу Российской Федерации, и запрещено на законодательном уровне, таким образом, трудовая инспекция может наказать за это организацию в соответствии ст. 5.27 КоАП РФ на сумму до 50 000 рублей штрафа.
Ну и конечно ни в коем случае нельзя подписывать никакие первичные документы по договорам с сомнительными компаниями-однодневками! За такие шалости и сам главбух и юридическое лицо могут быть привлечены к серьезной ответственности, ведь проверяющие из ФНС за последние годы стали куда более опытны и вооружены системами мониторинга.
