Организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить документы служащие основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплат и непосредственно относящиеся к их деятельности на протяжении определенного времени, для обеспечения возможности проведения проверок контролирующими органами. В перечень таких документов входят и листки нетрудоспособности, но какой срок хранения больничных листов в организации?
- Какие законы устанавливают сроки хранения листков нетрудоспособности?
- Кто проверяет сохранность больничных листков?
- Как лучше хранить больничные листы?
Какие законы устанавливают сроки хранения листков нетрудоспособности?
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», устанавливает, что хранение больничных листов должно производиться в течение 5 лет с момента их подачи работником.
При этом пп.6 п.3.4 статьи 3 Налогового Кодекса Российской Федерации устанавливают требование, по которому плательщики страховых взносов (организации и ИП) обязаны хранить документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов в ФСС РФ, в течение 6 лет, а листки нетрудоспособности как раз и являются документам, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, то получается, что НК РФ устанавливает срок хранения больничных листов не менее 6 лет, то есть на 1 год дольше, чем требует Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
Кто проверяет сохранность больничных листков?
Помните, что больничные листы могут быть затребованы и изучены при проверке предприятия сотрудниками Фонда социального страхования, ведь листки нетрудоспособности являются документами строгой отчетности, и именно они подтверждают расходы по социальному страхованию. В соответствии с Письмом ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 в случае, когда при проверке организация не может предоставить подлинники больничных листов, то ФСС РФ расценивает данный факт как достаточное основание для отказа в зачете «больничных» расходов работодателя.
Как лучше хранить больничные листы?
Оптимальным вариантом хранения больничных листов является использование отдельной папки, доступ к которой имеет ограниченный круг сотрудников бухгалтерии, чтобы во время проверки сотрудниками ФСС оперативно предоставить им соответствующие документы.
Мы советуем завести отдельный архив и хранить листки нетрудоспособности вместе с журналом учета и регистрации больничных листов, в течении 6 лет.
