Выбираем программу для инвентаризации имущества организации

Перед тем как проводить инвентаризацию имущества бухгалтерии необходимо выбрать соответствующее программное обеспечение, в зависимости от объемов основных средств на предприятии. В этом обзоре мы расскажем о том, как выбрать программу для инвентаризации имущества организации, какие они вообще существуют и какими характеристиками обладают.

Целью инвентаризации является проверка наличия и состояния имущества имеющегося у организации, а также документальная фиксация текущей ситуации, при этом данная процедура проводится в установленных законом случаях.

• Когда и в каких случаях проводят инвентаризацию?
• Какие программы инвентаризации имущества существуют в России?
• Как провести инвентаризацию в 1С Бухгалтерия?

Обратите внимание, что инвентаризация основных средств предприятия является одной из обязанностей организаций, устанавливаемых действующим российским законодательством.

Когда и в каких случаях проводят инвентаризацию?

В соответствии с пп. 26–27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н организации обязаны проводить инвентаризацию:

• накануне годовой бухгалтерской отчетности;
• при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
• при смене материально ответственных лиц (увольнение сотрудников);
• при выбытии имущества (продажа, передача в аренду/субаренду);
• в случае стихийных бедствий (пожар, потоп, и т.д.);
• при реорганизации предприятия;
• перед ликвидацией юридического лица.

Но не реже, чем 1 раз в три года организация должна провести инвентаризацию основных средств, числящихся на балансе. Причем делать это можно по-старинке: распечатав в инвентаризационную ведомость, собрав ревизионную комиссию и делая обход и пересчет имущества, записывая данные на бумагу. А можно воспользоваться бухгалтерскими программами, в которые, как правило, входят соответствующие инструменты, которые позволяют автоматизировать процесс проверки имущества, а значит экономят время.

Какие программы инвентаризации имущества существуют в России?

На текущий момент в России есть несколько разработчиков бухгалтерского программного обеспечения, чей софт справляется с задачей проведения инвентаризации имущества организаций, как государственных, так и частных.

• «1С:Бухгалтерия 8.3» — самая популярная платная бухгалтерская программа в России имеет встроенный функционал инвентаризации.
• «Скан-Парус» — с помощью этой платной программы можно организовать инвентаризацию на предприятии, бухгалтерский учет на котором ведется в программе «Парус».
• «Феникс» — платный онлайн-сервис инвентаризации, позволяет провести инвентаризацию с помощью собственной системы штрихкодирования, что обеспечивает учет практически любого объема имущества (сотни тысяч объектов). Обладает наглядным древовидным иерархическим списком помещений (зданий, комнат), в которых могут находиться инвентарные объекты.
• «ArtConfig: Инвентаризация» — платная программа для инвентаризации, имеющая настраиваемые формы отчетов для всевозможных задач.
• «Инвентаризация 3.0» — бесплатная программа с ограниченными возможностями (минимальный учет объектов, стандартные печатные формы).

Выбирая софт для проведения инвентаризации можно исходить из ряда условий — чем уже пользуется ваша бухгалтерия? Какой объем имущества у организации? Если вы уже пользуетесь 1С:Бухгалтерия, то вопрос выбора считайте решен, а если у вас еще нет никакой бухгалтерской программы, имущества немного, а бюджета на покупку платного программного обеспечения нет, то можно воспользоваться и бесплатными инструментами.

Как провести инвентаризацию в 1С Бухгалтерия?

Семейство программных продуктов 1С позволяет автоматизировать инвентаризацию имущества организации, но если речь идет о стандартной конфигурации, например, «1С:Бухгалтерия 8.3», то в ней без дополнительных модулей можно лишь отразить результаты инвентаризации проведенной ручным способом, а также сформировать приказ о проведении инвентаризации, инвентаризационную опись и сличительную ведомость.

Оптимальным выбором для проведения инвентаризации на предприятии является использование такого программного обеспечения как «1С-Инвентаризация и управление имуществом», специально созданного для решения такой задачи (см. на официальном сайте фирмы 1С — https://solutions.1c.ru/catalog/asm — представлены рекомендованные розничные цены).

При этом сформировать документы по инвентаризации основных средств (приказ о проведении инвентаризации — ИНВ-22, инвентаризационная опись ОС — ИНВ-1, сличительная ведомость — ИНВ-18) для дальнейшей инвентаризации вручную можно и в обычной «1С:Бухгалтерия 8.3», алгоритм действий будет такой (используем документ «Инвентаризация ОС»):

1. Раздел: ОС и НМА – Инвентаризация ОС.
2. Создайте и заполните документ:
   • укажите «Местонахождение ОС» и «МОЛ» (по каждому подразделению и МОЛ создается отдельный документ);
   • на закладке «Основные средства» по кнопке «Заполнить» в табличной части автоматически будут отражены данные по объектам ОС, числящимися на учете в выбранном подразделении по выбранному МОЛ.
   • на закладке «Проведение инвентаризации» укажите период инвентаризации имущества, документ, на основании которого она проводится, и причину проведения.
   • на закладке «Инвентаризационная комиссия» по кнопке «Добавить» укажите членов инвентаризационной комиссии и отметьте флажком председателя комиссии (рис. 2).
3. Кнопка «Записать».
4. По кнопке «Печать» выберите из списка документ для печати (приказ (ИНВ-22), инвентаризационная опись (ИНВ-1), сличительная ведомость (ИНВ-18)).
5. По кнопке «Создать на основании» можно создать документы:
   • «Перемещение ОС» — если объект ОС по результатам инвентаризации фактически находится в другом подразделении;
   • «Принятие к учету ОС» — если в результате инвентаризации выявлены излишки ОС»;
   • «Списание ОС» — если в результате инвентаризации выявлена недостача ОС.

Но если ваша бухгалтерия и так работает с 1С, то лучше докупить программу «1С:Инвентаризация и управление имуществом», что значительно упросит и ускорит процесс, автоматизируя часть работы, за счет следующих преимуществ:

• Готовый набор классификаторов, справочников, словарей, стандартов, регламентов, используемых предприятием.
• Возможность вести сквозной учет имущества, отражая весь цикл «жизни» каждого объекта основных средств, сохраняя при этом всю историю.
• Сопоставление текущих данных с данными последней инвентаризации.
• Использование мобильных терминалов сбора данных, создание индивидуальных настроек проверки (по ответственным лицам, по подразделениям, по складам).
• Автоматизированный контроль инвентаризации основных средств организации.