Руководитель отдела продаж это одна из ключевых фигур практически любой компании в России, от эффективности работы данного отдела напрямую зависит финансовое состояние практически любой коммерческой организации. Нет продаж? Всё остальное становится бессмысленно, ведь именно это подразделение приносит прибыль. Грамотно составленная должностная инструкция руководителя отдела продаж поможет сотруднику максимально эффективно выполнять свои обязанности, а руководство компании в полной мере контролировать процесс управления отделом.
В этой публикации мы разберемся как сформировать данную должностную инструкцию, существуют ли строгие требования Трудового Кодекса к данному виду документов, что включает в себя должностная инструкция руководителя отдела продаж, представим готовый образец такого локального нормативного документа и расскажем о подводных камнях при его составлении.
- Функциональные обязанности руководителя отдела продаж
- Что включает должностная инструкция начальника отдела продаж
- Образец должностной инструкции руководителя отдела продаж
Во-первых, сразу стоит отметить, что ТК РФ не регламентирует формат и содержание должностных инструкций, поэтому при подготовке данного документа стоит опираться на Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, на Общероссийский классификатор занятий (ОК), утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст, а также на сложившуюся деловую практику.
Функциональные обязанности руководителя отдела продаж
Основной задачей отдела продаж является формирование и выполнение плана продаж, поэтому главные обязанности руководителя отдела продаж это руководство сбытом, вне зависимости от того, продаёт ли предприятие продукцию, или оказывается услуги (сервис). Начальник по продажам вместе с подчиненными разрабатывает ценовую политику, а при необходимости и программы лояльности / системы скидок. Именно руководитель отдела продаж обязан организовать и вести работу по систематизации клиентской базы, её анализу и повышению конверсии.
Если говорить про непосредственные функциональные обязанности руководителя отдела продаж, то к ним можно отнести:
- Организация и контроль работы менеджеров по продажам.
- Организация обучения и повышения квалификации менеджерского состава.
- Разработка критериев оплаты работы и премирования менеджеров отдела продаж.
- Контроль дебиторской задолженности клиентов.
- Работа с рекламациями в случае возникновения претензий от потребителей и конфликтных ситуаций «клиент-менеджер».
- Подбор сотрудников отдела с учетом необходимости расширения штата.
- Участие в отраслевых выставках и конференциях для повышения сбыта.
Помимо этого начальник отдела продаж обязан взаимодействовать с соответствующими подразделениями (отделами / департаментами) внутри компании, отвечающими за поставку товара покупателям, чтобы обеспечить соответствующий уровень остатков, а также своевременную отгрузку товаров клиентам.
Что включает должностная инструкция начальника отдела продаж
Обратите внимание, что, как мы уже сообщили выше, Трудовой Кодекс не содержит требований к должностным инструкциям, вне зависимости для какой должности они составлены. Такая инструкция представляет собой локальный нормативный акт, действующий сугубо внутри одной организации, и направленный на формализацию обязанностей того или иного сотрудника предприятия или компании. Как правило, этот документ подписывается одновременно с трудовым договором при найме работника.
Помните, что чем точнее описаны функциональные обязанности сотрудника, тем эффективнее может быть построена трудовая дисциплина в отделе, ведь руководитель будет четко понимать сферу своих полномочий, свои обязанности, права и ответственность. Сложившаяся деловая практика рекомендует включать в должностную инструкцию несколько базовых разделов, с возможностью расширения каждого из них, или вообще добавления новых. Вот эти пять главных разделов позволят специалистам отдела кадров описать все особенности, права и обязанности сотрудника на должности начальника отдела продаж:
- Общие положения
- Должностные обязанности
- Права сотрудника
- Ответственность сотрудника
- Заключительные положения
Пройдем по каждому из этих пяти пунктов — что они могут включать и каковы особенности их заполнения?
Первый раздел — это «Общие положения» — в нём вы прописываете базовые сведения о должности: название (например, «руководитель отдела продаж», «директор по продажам», «начальник отдела сбыта»); подчиненность сотрудника, порядок замещения работника, в случае его ухода в отпуск или по болезни (когда человек уходит на больничный); квалификационные требования (например, высшее образование, опыт работы в области продаж и т.д.); что должен знать директор отдела продаж (нормативные акты и действующее законодательство в области продаж, поставок и оказания услуг, методы анализа рынка, алгоритмы прогнозирования и планирования продаж).
Второй раздел — «Должностные обязанности» — основной раздел должностной инструкции, включающий непосредственно функциональные обязанности работника
- составление плана продаж;
- контроль выполнения плана продаж;
- представительство при заключении курных ключевых сделок;
- активная работа с клиентской базой (сегментация, эксперименты и тд);
- контроль дебиторской и кредиторской задолженностей клиентов;
- работа с рекламациями и конфликтами «клиент-менеджер»;
- формирование политики оплаты работы и премирования менеджеров отдела;
- взаимодействие с сервисным или производственным подразделением / складом / отделом развития;
- организация обучения менеджерского состава и повышения его квалификации;
- участие в формировании ценовой политики в компании;
- участие в подборе нового персонала;
- иные обязанности, перечисленные в ЕКС и ОК.
Третий раздел — «Права» — в него можно включить положения о том, какими правами компаниями наделяет руководителя отдела продаж, имеет ли он право изменять ассортиментную политику, насколько радикально он может менять цены на товары или услуги организации. Здесь же могут быть прописаны права на внесение предложений о премировании или депримировании менеджеров отдела по результатам выполнения / невыполнения плана продаж
Четвертый раздел — «Ответственность» — описывает за что именно отвечает директор по продажам в компании, например, какая именно ответственность наступает за халатное отношение к своим прямым обязанностям, за нетактичное или грубое отношение к подчиненным, коллегам или другим сотрудникам компании. Этот раздел может включать меры наказания за неправомерные действия с информацией, составляющей коммерческую тайну компании, за грубые нарушения в работе с документацией, содержащей персональные данные сотрудников или клиентов организации. Помимо этого данный раздел должностной инструкции начальника отдела продаж может включать его непосредственную дисциплинарную, материальную или иную ответственность в случае нарушения действующего на территории Российской Федерации законодательства.
В заключительный раздел должностной инструкции отдел кадров может включить режим работы, методики оценки работы и другую информацию
Образец должностной инструкции руководителя отдела продаж
Мы подготовили для вас образец должностной инструкции руководителя отдела продаж, который вы можете использовать как шаблон, при адаптации данного документа непосредственно для своей организации или предприятия, ниже по ссылке вы можете скачать готовый шаблон данной инструкции в формате Microsoft Word (.docx).
───────────────────────────────
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
────────────────────────────────
(наименование должности)
__.__.20__ N ___
───────── ────────────────────
(подпись) (инициалы, фамилия)
__.__.20__
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Руководителя отдела продаж
1. Общие положения
1.1. Руководитель отдела продаж относится к категории руководителей.
1.2. Руководитель отдела продаж назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Руководитель отдела продаж подчиняется непосредственно генеральному директору, а также коммерческому директору.
1.4. На должность руководителя отдела продаж назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: среднее профессиональное или высшее образование, стаж работы в соответствующей области не менее двух лет.
1.5. На время отсутствия руководителя отдела продаж его права и обязанности переходят к одному из сотрудников отдела, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. Руководитель отдела продаж должен знать:
гражданское и налоговое законодательство;
— порядок ценообразования, основы маркетинга;
— основные принципы финансового планирования;
— профиль, специализацию, особенности структуры предприятия;
— планы технического и финансово-экономического развития предприятия;
— порядок разработки коммерческих условий и соглашений.
1.7. Руководитель отдела продаж руководствуется в своей деятельности:
— действующими законодательными актами РФ;
— Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства компании;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности
Руководитель отдела продаж выполняет следующие функциональные обязанности по управлению подчиненным подразделением:
2.1. Организует и контролирует работу менеджеров по продажам.
2.2. Непосредственно руководит сбытом продукции компании, разрабатывает ценовую политику, а также системы повышения лояльности и скидочные программы.
2.3. Координирует разработку планов сбыта продукции в зависимости от поставленных руководством компании задач.
2.4. Организует работу по ведении и систематизации клиентской базы, её анализу и экспериментам по увеличению конверсии.
2.5. На постоянной основе контролирует состояние дебиторской и кредиторской задолженности клиентов.
2.6. Разрабатывает критерии оплаты и премирования подчиненных ему менеджеров отдела продаж.
2.7. Организует обучение и тренинги для менеджеров отдела.
2.8. Решает рекламационные вопросы по товару с клиентами, а также конфликтные ситуации «менеджер-клиент».
3. Права
Руководитель отдела продаж имеет право:
3.1. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных работников.
3.2. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с государственными органами, сторонними организациями и учреждениями по коммерческим вопросам.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений компании информацию и документы, необходимые для выполнения плана продаж.
3.4. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с выполнением плана продаж.
3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.
3.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Руководитель отдела продаж несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации и персональных данных клиентов и подчиненных сотрудников.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
5. Заключительные положения
5.1. Режим работы руководителя отдела продаж определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании.
5.2. В соответствии с ______________ Работодатель проводит оценку эффективности деятельности руководителя отдела продаж. Комплекс мероприятий по оценке эффективности руководителя отдела продаж утвержден __________________ и включает в себя:
— ___________________________;
— ___________________________;
— ___________________________.
5.3. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Тарифно-квалификационных характеристик профессии «руководителя отдела сбыта»
(Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, которым устанавливаются месячные оклады),
_______________________________________________________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
5.24. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
______________________________________________________________________.
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции /в журнале ознакомления с инструкциями/в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом/)
5.5. _________________________________________________________________.
(наименование, номер и дата документа)
С инструкцией ознакомлен _________/_______/ «___»______________ 20__ г.
(подпись)
При составлении должностной инструкции начальника отдела продаж вам может пригодиться «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС)», который состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих — утвержден Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 и применяется в соответствии со ст. 143 Трудового кодекса РФ.
Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих утвержден Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9.
